Upravljanje vremenom ne postoji

Pretraga na Guglu kaže da ljudi i dalje traže tehnike i alate za bolje upravljanje vremenom, a upravljanje vremenom je zapravo nemoguće.  

Svidelo se to nama ili ne, svi imamo ista 24 časa u danu, a ipak svako od nas drugačije odlučuje kako će taj dan provesti. 

Kakav god da ti je raspored i kakve god da su ti okolnosti, znaj da se nisu stvorile tek tako. Način na koji provodiš vreme je jednak zbiru izbora koje praviš i kvalitetu odluka koje donosiš. 

Ako su istinita brojna istraživanja koja pokazuju da čovek u proseku donese 35 hiljada odluka u toku samo jednog dana onda je vrlo jasno zašto mnogima vreme i dalje curi, leti, izmiče – jer 60% tih odluka se donosi na potpuno nesvesnom nivou. 

Vreme uvek ide u paketu sa tvojom energijom, tvojim fokusom, sposobnostima organizacije, planiranja i prioritizacije ali i svesnim donošenjem odluka. 

Upravljaš svojim umom, a ne vremenom.

I zato dobro je da zapamtiš: 

• nikad nije do vremena, već do onog šta u njemu radiš i postaješ. 
• vreme je večno, bilo je tu pre tebe, biće i posle tebe ali tvoje vreme je ograničeno, jedinstveno i neponovljivo.
• vreme ne možeš pozajmiti, gomilati, vratiti niti prenositi ali možeš u njemu biti.
• možda tvoj um može da putuje kroz vreme, ali telo je tu da te podseti da je sada sve što imaš. 

Svaka značajna promena nije velika, već naprotiv, mala je i inkrementalna. 

Proveri sa sobom koji kradljivac vremena je tvoja najslabija karika u odnosu koji imaš sa vremenom. Činjenica je da je moderno okruženje osmišljeno tako da nas prekidaju u radu, oduzimaju vreme i seckaju fokus. Ovo su neki od najčešćih kradljivaca vremena.

1. Multitasking

Multitasking je koncept koji opisuje rad kompjutera, a ne ljudi. Odnosi se na više zadataka koji alternativno dele jedan resurs, odnosno procesor. 

Čak ni mašina ne radi simultano više zadataka već se prebacuje sa jednog na drugi u brzim i kratkim vremenskim intervalima. 

To što ponekad uspeš da skuvaš ručak dok pratiš omiljenu seriju nije multitasking već disperzija fokusa. 

Možeš raditi dve stvari odjednom, ali ne možeš biti na obe fokusirana, jer imaš fokus a ne fokusE.

Predlažem jednu vežbu koju možeš da uradiš odmah i proveriš ovu tvrdnju o multitaskingu.

• Uzmi olovku i papir i uključi štopericu.
• Napiši brojeve od 1 do 10 u jednom redu.
• U redu ispod napiši od 1 do 10 rimske brojeve
• U trećem redu napiši slova od A do I
• Obavezno izračunaj na štopericu koliko ti je trebalo vremena da napišeš ova tri reda.

• Sada uzmi jedan arapski broj, jedan rimski i jedno slovo i ispiši sve neizmenično tako da tvoj papir izgleda ovako: 

• Izračunaj koliko ti je vremena potrebno za prvi zadatak a koliko za drugi. 

Svaki put kada prisiliš mozak da se sa jednog zadatka brzo prebaci na drugi, plaćaš visoku mentalnu cenu – fokus slabi, treba ti duže vremena da se ponovo vratiš na zadatak na kome si bila, a kvalitet obavljenog posla znatno opada. O gubitku vremena i da ne govorimo. 

2. Prioritizacija

Odmah na početku da razbijemo mit o slaganju prioriteta. Ne postoje prioriteti, postoji samo prioritet. Jedan jedini. 

Prioritet je imenica koja nema množinu, i to kaže ne samo gramatika i pravopis već i zdrav razum. 

Prioritet znači imati prednost u odnosu na sve drugo, imati prvenstvo ispred svega ostalog i ako je nešto prvo onda ono šta sledi ne može takođe biti prvo. 

Na tronu uvek može biti samo jedan zadatak u datoj jedinici vremena, kaže definicija prioriteta. Fokusiraj se na jedan zadatak u potpunosti a drugi kreni tek kada je prvi završen.

3. Vremenski blokovi u kalendaru

Ne bilo kakvi, već oni koji odgovaraju tvom mozgu.

Ako nije u kalendaru, znači da je u tvojoj glavi, a glava nije skladište niti lager za sve tvoje ideje, zadatke, obaveze i aktivnosti. 

Kalendar je dokaz tvoje ljubavi prema vremenu koje ti je dato, a izgovor da ćeš ličiti na robota ako živiš po kalendaru su izmislili ljudi koji ne vode kalendar. 

Blokiranje vremena je zapravo odvajanje određenih vremenskih intervala za tvoje kratokročne i dugoročne ciljeve. Ovo je praksa kojom možeš isplanirati svoj dan kako bi iskoristila maksimum iz njega. Blokiranje vremena povećava tvoj fokus, poboljšava tvoje mentalno stanje i smanjuje ti stres. 

U kulturi u kojoj živimo sve je hitno i često nam se čini da su brzi rezultati poželjniji od kvalitetnijih i zbog tog pritiska skloni smo multitaskingu. 

Vođenje kalendara oslobađa tvoj mentalni prostor i energiju za bolje i veće stvari u životu. 

U kalendaru su svi tvoji životni ciljevi u malom. Oboji ih, sortiraj i igraj se malo. 

Podeli zadatke na analitičke i logičke sa jedne strane, a sa druge na kreativne i inovativne. Mozak voli da mu podeliš zadatke na one koji odgovaraju levoj i desnoj hemisferi mozga. Kada tako podeliš dve kolone na papiru, dala si jasan input svom mozgu šta treba da radi prepodne (npr. kreativne zadatke), a šta poslepodne. 

Na YouTube možeš pronaći sijaset primera kako da vodiš Google kalendar, kako da odabereš svoje boje, kako da sinhronizuješ kalendar sa partnerom (sinhronizacija kalendara sa partnerom mi je jedna od najboljih navika koju sam stekla). 

Ostavljam screenshot svog kalendara da zaviriš i nađeš inspiraciju kako ti možeš svoj kalendar da vodiš. Moj privatni google kalendar je integrisan sa mojim poslovnim google kalendarom i kalendarom mog supruga. U svakom bloku mogu da vidim kada tačno imam sastanak u tom bloku ili neki online događaj poput programa i edukacija koje pohađam. Sve to mogu da vidim i u kalendaru svog supruga. Ova sinhronizacija mi je uštedela vreme i živce. Apsolutna transparentnost. 

Tako vodim i kalendare sa timovima sa kojima radim. Sve je ažurirano i transparentno. Ne izgleda svaki mesec isto niti se slepo držim kalendara jer ja upravljam kalendarom, a ne obrnuto. Nedelja mi je sa razlogom bez blokova.  Imam svoje dane za kreativne i inovativne zadatke, ali i dane kada sam analitičar i logičar koji je sistematski fokusiran na zadatke. 

Nekog ovakav kalendar plaši, a mene plaši kalendar koji je prazan. Ovo su blokovi u vremenu i u svakom bloku imam pauze. To što je kalendar ceo obojen ne znači da nema vremena za pauze i odmor. Ovo su fleksibilni vremenski blokovi u kojima znam koje zadatke obavljam, a sama ih raspodelim u satima koje su za te aktivnosti bukirane. Veruj mi, ako želiš da postižeš visoke rezultate, sredi svoj kalendar. 

I za kraj, želim da te podsetim na jednu lošu i jednu dobru vest. 

Loša vest: vreme leti.

Dobra vest: ti si pilot. 

Sve što radiš u 24 časa je slobodan izbor. Agilni um je onaj koji zna da nije poenta imati vremena, već izdvojiti vreme. Svako traćenje vremena je ravno sporom samoubistvu. Kako možeš da uradiš više posla za duplo manje vremena koristeći Scrum, možeš pročitati u tekstu  Scrum okvir – organizacija bez stresa.