SCRUM okvir za bolje planiranje i organizaciju

Kada nešto radiš u biznisu i uspeš, osećaš se sjajno.

Pitanje je – da li znaš da ponoviš taj uspeh?

SCRUM je upravo to, okvir za ponavljanje tvog uspeha. U svakom biznisu greške su neminovne, baš kao i u životu. Ne kaže se „a šta ako pogrešim” već kada pogrešim.

Pogrešićeš sigurno, ali to nije tako važno, važno je kako se odnosiš prema greškama i kako biraš da iz njih učiš.

I zato, ako već znaš da ćeš kad tad pogrešiti, zašto onda ne bi pogrešila brzo i malo da bi rano i lako popravljala i učila iz grešaka, a uspeh ponovila. 

Šta je SCRUM?

Scrum je jedan od mnogobrojinih okvira u agilnom poslovanju. Ovim crtežom želim vizuelno da predstavim razliku između Agile i Scrum-a jer mnogi brkaju ova dva termina.

Izvor: Agile mindset

Agilnost je stanje uma i način na koji razmišljamo. Više o tome sam pisala u tekstu Agilno razmišljanje i agilno poslovanje, dok je Scrum zapravo samo jedan od mnogobrojnih okvira koji se koristi za bolje planiranje, organizaciju i prioritizaciju rada. 

Agile omogućava organizacijama da se nose sa stalnim promenama i da napreduju u svetu koji je sve nestabilniji, neizvesniji i složeniji. Uspon agilnog pokreta je vođen strašću onih koji vole da rade svoj posao i koji znaju zašto rade to šta rade.

Scrum je jedan od mnogobrojnih agilnih procesnih okvira koji ti pomaže da se odučiš zastarelih pravila i verovanja o planiranju, organizaciji, vremenu i produktivnosti. 

Pomaže ti da radiš pametnije i brže, obnavljajući svoju energiju i zadovoljstvo u radu. Vreme ne posmatra kao linearnu strelicu već kao ritmički ciklus koji se ponavlja a svaki ciklus donosi parče vrednosti i tebi i tvom klijentu. 

Poreklo reči SCRUM

Ali hajde prvo da analiziramo samu reč SCRUM.

Dolazi iz ragbija i označava onaj momenat u kome se ragbisti zagrle jer ponovo pokreću igru nakon prekida uzrokovanog manjim kršenjem pravila, odnosno prekid igre jer je lopta postala praktično nemoguća za igru. 

Ragbi tim uvek zna da nisu igrači loši, samo je igra pošla naopako. 

Vreme je za restart. 

Vreme je za SCRUM.

Kako funkcioniše SCRUM okvir?

Scrum je dizajniran tako da funkcioniše u vremenskim blokovima, poznatiji kao Sprint ili iteracija. 

Možeš da izabereš dužinu svog Sprinta, od jedne sedmice do četiri. Najčešće je jedan Sprint = 2 sedmice, u praksi se pokazalo kao savršena dužina, barem kada je rad sa timovima u pitanju.

Jednom kada kreneš da koristš Scrum držiš se ovog ritmičkog ciklusa od dve sedmice kako bi vežbala doslednost.

Jednak ritam ti služi da otkriješ koliko ti zapravo možeš da uradiš u jednom Sprintu, šta je to tačno šta radiš i gde ti je usko grlo. Ovo otkriće često bude iznenađujuće. 

Tajna svakog napretka je u započinjanju. 

Tajna svakog početka je u razdvajanju složenih zadataka na manje i izvodljive. 

Tajna uspeha je u malim i inkrementalnim promenama, a Scrum je savršen okvir za treniranje ovih veština. 

Backlog je prioritizovana lista rada koja je živa i vrlo promenljiva. U backlog-u je sve poređano po logičkim celinama i paketima, da kada biraš na čemu ćeš sledeće sedmice raditi, uzimaš ceo paket i onda ga rastavljaš na manje delove i jasne korake.

Praviš svoj Sprint plan i pokrećeš Sprint poslom koji treba da uradiš i završiš u naredne dve sedmice. Sprint planom odgovaraš sebi na pitanja: 

• Zašto mi je ovaj Sprint važan?
• Šta mogu da uradim u naredne dve sedmice?
• Kako ću to uraditi? 

Odgovori na ova pitanja ti daju plan ali sam plan po sebi i nije toliko važan koliko i aktivnost planiranja. Plan je ništa, planiranje je sve i zato Scrum podržava dnevni Scrum – sastanak koji vodiš svako jutro sama sa sobom, ili sa svojim timom ako imaš. 

Dnevni Scrum ne traje duže od 15 minuta a ima za cilj da revidira taj isti plan i cilj koji si sebi postavila za naredne dve sedmice i da ga prilagodi promenama. U tome je ključ. Ne držiš se slepo planova kao da je u kamenu zapisano, već olabaviš to malo tako što svakom danu daješ šansu da donese neku promenu, i ti si spremna na to. 

Seti se, planovi su ništa, ali planiranje je sve. 

Scrum ti pomaže da uneseš svesnost u posao koji obavljaš. 

Na kraju imaš dve ceremonije koju u Scrum-u zovemo Sprint pregled ili Sprint Review i usmeren je na klijenta. Ja volim da kažem da je to događaj na kome se mi rado pohvalimo za učinak tokom Sprinta i vrednost koju smo kreirali za klijenta. Zajedno sa klijentom i njegovim povratnim informacijama mi zajedno odlučujemo o budućim prilagođavanjima.

Ceremonija kojom zatvaramo Sprint je retrospektiva. To je momenat kada posmatraš ceo Sprint iz meta pozicije i planiraš način da povećaš kvalitet svog rada i efikasnost već od narednog Sprinta.

Odgovaraš na pitanja poput: 

• Šta je bilo dobro u ovom sprintu i kako mogu to da ponovim?
• Šta je bilo manje dobro i na koje sam probleme naišla tokom Sprinta?
• Kako sam rešila te probleme ili zašto ih nisam uspela rešiti?

Standardni Scrum okvir prilagodila sam preduzetnici i njenom istančanom oku. Nije izgubio svoju suštinu niti kvalitet po Scrum Guide-u ali je prilagođen preduzetnicama bilo da su „one man show” ili mali tim od svega par ljudi. 

Naš um ima granice. Mi možemo da se fokusiramo na jednu stvar u datom trenutku i kada bismo pamtili sve faktore koji su nas doveli do uspeha bilo bi teško da isti uspeh ponovimo tek tako. 

Ono što dobre timove čini najboljim su zapravo Scrum ceremonije koje Scrum vodič (Scrum Guide) prepisuje kao sjajne sastojke za povećanje produktivnosti, ali ne kaže kako se ti sastojci koriste. U tome je čar Scrum-a, on je empirijski okvir u kome timovi iskustveno kreiraju svoje KAKO.

Scrum vodič je preveden i na srpski i možeš ga pročitati na sajtu scrum.org

Scrum je vrlo jednostavan i lagan okvir koji pomaže pojedincima, timovima i organizacijama da generišu vrednost kroz prilagodljiva rešenja za složene probleme.

Kako SCRUM okvir radi za tebe?

Odličan je okvir za postizanje ciljeva i rastavljanje velikih ciljeva na manje planove i još manje zadatke. 

Ovaj okvir se zasniva na empirizmu, mora se iskustveno testirati da bismo znali šta radi za tebe, šta radi za mene, a šta radi za Maju. 

Svaki Sprint je prilika da učiniš nešto potpuno novo, svaki dan je prilika za poboljšanje i Scrum zapravo podstiče holistički pogled na rad. 

Lepota Scrum-a skriva se baš u isporučenoj vrednosti na kraju svakog Sprinta, jer završeno je uvek bolje nego savršeno, i zato je srce Scrum-a upravo taj ritam, ponavljajući ciklus u kojem se vrednost isporučuje iznova i iznova. 

Ovaj empirijski okvir se naslanja na tri glavna stuba: 

1. transparentnost, 
2. inspekcija i 
3. adaptacija odnosno prilagođavanje.

A korišćenjem ovog okvira trenira se:

• posvećenost, 
• fokus, 
• otvorenost, 
• poštovanje i 
• hrabrost. 

Sprint je zapravo kontejner za sve događaje koji se dešavaju u njemu a koje sam navela u tekstu iznad. Svaki događaj naslanja se na tri spomenuta stuba, transparentnost, inspekcija i adaptacija i svaki Sprint je realna prilika da kreiraš novu vrednost. Naredni Sprint kreće čim se prethodni završi. 

Važno je da razumemo da Scrum okvir NE koristimo za rešavanje problema nego za identifikovanje problema. On je odličan za ranu detekciju blokera i otklanjanja problema na putu. 

Inspirisana Retrospektivom iz Scrum-a kreirala sam jednu sveobuhvatnu radnu svesku na čija pitanja odgovaram iznova svake godine i to ne samo na kraju stare i početku nove godine već onda kada osetim da mi fali jasnoće u onome što radim. Radnu svesku možeš preuzeti besplatno na linku ispod. 

Preuzmi radnu svesku