kontakt@jovanajovanovic.com
U ovom tekstu delim tri praktična načina kako možeš bolje da organizuješ svoje zadatke, obaveze i aktivnosti, a posebno su učinkoviti u onim momentima kada osećaš da je svega previše, mnogo više od od onoga što ti misliš i osećaš da možeš da savladaš.
Pored toga što sam pristalica usporavanja u svakom smislu, posebno u trenucima kada osećamo da smo preplavljeni obavezama ili na pragu burnout-a, uvek bih se okrenula tehnikama disanja, usporavanja i mindfulness-a.
Međutim, ponekad mi je potrebno da pre svega toga, raščistim mentalni prostor i posložim svoje misli ispred sebe tako da mogu da ih vidim.
Ove tri tehnike su korisne u bilo kom trenutku, ne samo kada osećamo da smo zatrpani različitim zadacima i obavezama već i kada osećamo da smo pregoreli od razmišljanja šta još treba da uradim. Takođe, ovo su tehnike koje lako mogu da spreče burnout jer daju formu haosu koji osećamo u glavi. Često se koriste u timskom radu, a lako su primenljive i na ličnu organizaciju sasvim jednostavnih životnih zadataka i obaveza, a mogu se koristiti i za slaganje konkretnih poslovnih akcija.
Iz preplavljenosti u burnout
Burnout ili osećaj preplavljenosti je stanje emocionalnog, mentalnog i fizičkog opterećenja kada prosto osećamo da više ne možemo da se nosimo za zahtevima ili obavezama koje imamo. Bilo da imamo nerealna očekivanja, previše obaveza u koje pokušavamo da uguramo „još samo ovo”, realan nedostatak resursa jer smo možda u osetljivoj fazi života, ili nam jednostavno nedostaje poznavanje šire slike svega što nas opterećuje – preplavljenost je stvarna i događa se svima ali burnout ne mora da se dogodi svakom.
Kada se osećamo preplavljeno zadacima i obavezama skloni smo da izbegavamo da na njima nešto konkretno i radimo jer ovo je prirodna pojava, da nam se ne radi ono što doživljavamo teškim. Međutim, što više izbegavamo zadatke to se sve više osećamo preplavljeno, a pradoksalno tome, pritisak da pod hitno nešto moramo da rešimo, uradimo, završimo ili dovršimo, je sve veći.
Mnoga istraživanja su pokazala da osobe koje su sklone prokrastinaciji, odnosno odlaganju, su zapravo jako vredni i radni ljudi. Jedini problem je što oni stalno rade i konstantno imaju osećaj zauzetosti, ali ne rade na onom jednom zadatku koji im zapravo okupira najveći deo mentalnog prostora.
Važno je da znamo da svako od nas, u svojoj mapi, ima doživljaj šta je to što treba da uradimo a što će nam osloboditi najviše prostora u umu i bez obzira što drugi ljudi govore da je to sitnica, da je to nevažno, da se ne treba oko toga nervirati i slično, svako od nas ima svoje unutrašnje razloge zašto nas baš ta sitnica toliko okupira i zašto je i dalje odlažemo uprkos svesnosti o negativnim posledicama.
To može biti sasvim običan zadatak da zakažemo sebi sistematski pregled ali zbog nelagode ili straha koji osećamo, mi uporno odlažemo zakazivanje pregleda i zatrpavamo sebe drugim poslovima za koje uvek imamo opravdanje zašto je važno da to baš sada uradimo.
Prokrastinacija, odnosno odlaganje, nikada nije stvar zadatka, već emocije koji taj zadatak donosi sa sobom. Mi odlažemo neki osećaj koji dolazi u pakovanju sa tim zadatkom. Prokrastinacija, ili odlaganje, i burnout su često u vezi, pa da bismo razumeli prokrastinaciju, moramo razumeti šta je tačno to što nas preplavljuje.
Kada smo skloni prokrastinaciji, to jest odlaganju, jako brzo i lako ćemo da racionalizujemo taj beg tako što se hvatamo u koštac sa poslovima zbog kojih se osećamo zauzeto, dok ta jedna ili dve stvari ostaju neobavljene. U radu sa ljudima, primetila sam koliko smo samo sposobni i nadareni da opravdavamo odlaganje odmora, ali to je jedna velika tema za sebe.
Ukratko, što više izbegavamo zadatak, on postaje teži, što je naš osećaj o težini zadatka veći, veća je naša upornost da zadatak i dalje odlažemo, a misli o tome nas preplavljuju. Bez obzira koliko mi svesti imamo o tome, naša podsvest je uvek budna i vredno radi i bez naše saglasnosti.
U ovom tekstu se namerno osvrćem na konkretne kognitivne tehnike, koje svako od nas uz malo vremena i usmerene pažnje može u bilo kom trenutku da uradi i time presloži svoje misli, važnosti, prioritete i zadatke.
Ja sam veliki ljubitelj alata i jednostavnih tehnika i često mi mnogo više prija da se uhvatim nekog praktičnog preslagivanja svojih misli, umesto da se još dublje zakopam u tražnju ograničavajućih uverenja. Ponekad ne moramo da kopamo i tražimo uzroke, već jednostavno treba da se prihvatimo posla i dozvolimo da suština i uzrok isplivaju na površinu.
1.Brain Dump tehnika – Istovar iz uma
To je zakazana sesija pisanja sa sobom u kojoj na veliki beli papir izbacujemo sve što nam je u umu. Poenta je da pustimo svoje misli da teku i da izađu na papir u svom originalnom izdanju, bilo da su to zadaci, brige, misli koje se ponavljaju, planovi za budućnost, nerešene odluke, rokovi koje imamo na poslu, ideje, strahovi, želje ili sitnice poput: otići u knjižaru i kupiti heftalicu.
Radi se bez redosleda, bez analize, interpretacije i bez uređivanja stavki dok zapisujemo, bez obzira što to deluje poprilično haotično, ali u tome i jeste poenta. Ovo je inače jedna vrsta terapijskog pisanja i taj haos koji prenosimo iz glave na papir, zapravo nam omogućava da svoju preplavljenost posmatramo iz drugačijeg ugla.
Haos je prostor u kojem se kreativnost lako angažuje. Prilika da budemo kreativni nikada ne dolazi iz uređenih, sistematizovanih i optimizovanih sistema jer su takvi sistemi zapravo posledica kreativnog sređivanja haosa.
Haos ne treba da nas plaši, već naprotiv, da nas inspiriše i pokrene na traženje boljih i drugačijih rešenja.
Ja volim da radim to na podu sa velikim A3 papirom, stikerima, bojama, flomasterima jer mi to omogućava da donesem taj mali element igre u sređivanje svojih misli i rasporeda. Takođe, ako ste taktilni tip poput mene, ovo će vam biti mnogo bolji model rada nego da to sve radite na laptopu ili nekoj drugoj digitalnoj varijatni. Za prvu iteraciju, uvek i svima preporučujem malo igre na podu ali to je sad već individualna preferencija, važno je da ovaj zadatak ne osećate kao opterećenje, već kao nešto čemu lako imate pristup u svakom momentu – papiru i olovci.
Kada izbacimo sve na papir, ponovo napominjem bez analize, interpretacije i tog neizdrža da odmah sada sve sredimo, važno je da napravimo zdravu distrakciju od tog papira i da se od njega odmaknemo.
Tek nakon pauze, kada se usput setimo šta još može da se nađe na toj listi a zaboravili smo, dodajemo ostatke i krećemo u filtriranje i sortiranje.
U ovom je koraku je važno da se oslonimo na svoj unutrašnji kompas i napravimo kategorije koje nisu generičke već koje za nas imaju smisla, sa kojima se lako povezujemo.
Pa tako na primer, možemo razvrstati na jednu stranu misli, želje, ciljeve a na drugu obaveze, aktivnosti, konkretne zadatke.
Pažljivo se, sa svojim unutrašnjim kompasom usmerimo na važnosti i pitamo sebe šta je od ovoga zaista važno a šta mi lažno unosi osećaj važnosti?
Takođe, ja imam jednu kategoriju koja se zove ispod 15 minuta jer sve što mogu da obavim za manje od 15 minuta ja svrstam u brze, lake i jednostavne zadatke i obavljam ih usput. Takve stvari mi omogućavaju da dokumenta koja su stigla iz banke, ne stoje na stolu dve nedelje jer ja stalno govorim: aha, treba to da potpišem i pošaljem a nikako to da uradim. To su te male stvari ispod 15 minuta. Sve što je više od toga, znam da moram razmotriti i druge faktore, poput kompleksnosti, važnosti, rokova, složenosti, da li je to nešto što isključivo radim sama ili zavisi od još nekoga. Važno je da stvari razumemo iz pozicije hitnog i bitnog, važnog i manje važnog, aktivnog i pasivnog, jednokratnog, repetitivnog, ličnog i poslovnog.
Pisanje i izbacivanje na papir, poboljšava našu memoriju i pamćenje, lakše procesuiramo emocije, navodimo sebe na konkretnu akciju, tražimo i probavamo svoj sistem organizacije, boljeg fokusa i podstičemo sebe da sami kreiramo svoju NE listu, što nam vraća osećaj kontrole nad našim rasporedom.
2. MoSCoW tehnika – must, should, could, won’t
Ova tehnika je vrlo laka i pitka i prirodno se nadovezuje na prethodnu ili se jednostavno može raditi izolovano, sama za sebe. Ona je praktična i baš zbog toga se često koristi u timskom radu bilo da je razvoj proizvoda u pitanju, projekta ili procesa ili nam jednostavno treba za planiranje aktivnosti u narednom mesecu. Sužava nam fokus i orijentiše nas na akciju.
MoSCoW je akronim koji se koristi za lakše definisanje prioriteta u projektima ali se jako lako može primeniti i na ličnu organizaciju i ciljeve.
– Must Have ili Must Do: To su svi oni zadaci koje moramo da uradimo jer posledice mogu stvoriti dodatne, veće probleme. Na primer, plaćanje računa za struju i internet ili slanje faktura knjigovođi na vreme kako ne bismo imali problema sa završnim računom, plaćanje poreza kako ne bismo ušli u dodatno dugovanje sa nepotrebnim kamatama pa sve do uzimanja odmora, prebacivanja fokusa na mentalno, emocionalno ili fizičko zdravlje jer posledice pregorevanja ili burnout-a nisu za šalu. Ključno pitanje ovde je: Šta će se desiti ako to ne uradim? Ako su posledice suviše ozbiljne, to je kategorija must do.
– Should Have ili Should Do: To je sve ono što bismo trebali da uradimo ali nije apsolutno neophodno. Ako to ne obavimo biće manjih nelagodnosti i neprijatnosti ali ne i ozbiljnih posledica. To je na primer učenje neke nove veštine za koju znamo da će nam dugoročno doneti boljitak ali uporno odlažemo jer ne daje instant vidljive rezultate i često se branimo od njih mislima poput: ma dobro, neću umreti ako to ne uradim. Ovde ne treba upasti u zamku već osvestiti koji su to zadaci koji nisu krucijalni ali nose određenu dozu važnosti.
– Could Have ili Could Do: To je sve ono što bi bilo lepo imati ili bilo bi lepo uraditi. Korisne i poželjne stavke ali nemaju moć da o bilo čemu presude i ako ih ne obavimo, nema posledica. Mnogo je važno da u ovu kategoriju ne stavljamo redovan odmor, pauze i predahe kao što većina ljudi radi razmišljajući da će to doći kada završe xyz obaveze. Ovo su svesne odluke oko planiranja putovanja, sređivanje nekog kutka životnog prostora, možda neki novi i drugačiji hobi, na primer. Ove aktivnosti su nam potrebne za dušu pre svega, i samo zato što nemaju vidljive posledice i ne vrše pritisak, ne znači da njih ne treba planirati i naći prostor za ovakve stvari, jer na kraju dana, ne možemo život posvetiti samo onim stvarima koje svojim nečinjenjem nose posledice sa sobom.
– Won’t Have ili Won’t Do: To je vrlo svesna odluka da neke stvari nećemo uraditi i da ćemo ih vrlo svesno odložiti, bilo za naredni mesec, kvartal ili godinu. To može biti odluka da ove godine nećete raditi na rebranding-u, nećete preuređivati svoj sajt iako imate sveže i kreativne ideje kako bi to sada moglo da izgleda. Koliko god je važno da znamo šta su naši ciljevi, na čemu sada radimo isto toliko je važno da imamo svoju NE listu. Ovog meseca neću započeti novi hobi. Ove godine neću raditi rebranding. Ovog leta neću ići na konferencije. Ovo je vrlo individualno i slaganje prioriteta po ovoj matrici je način da sebi vratimo kontrolu ali i odgovornost kada je naše vreme i naš raspored u pitanju. Takođe, ova kategorija nas štiti od impulsivnih odluka.
MoSCow tehnika se može koristiti kod organizacije vremena, postavljanja ciljeva, razbijanja projekta na manje delove, pravljenje strukture svog online kursa, programa ili razvoja nekog proizvoda.
3. Turnir Prioriteta
Meni je lično ovo omiljena vežba i čak imam alat koji sam kupila na sajtu The School of Life koji u sebi sadrži ovu vežbu a koristim je kada mi je teško da odlučim, kada slažem i rangiram svoje prioritete ili kada radim 1:1 sa članovima tima na njihovim ličnim ciljevima i važnostima.
Svako od nas može identifikovati oblasti u životu koje želi da poboljša ali ponekad nam je jako teško da odlučimo odakle početi i na šta prvo usmeriti fokus. Ovo je vežba koja nam kristalizuje ciljeve i pomaže da odlučimo šta nam je trenutno najvažnije.
Uzmite listiće papira, najbolje iste veličine. To može biti i sticky note, a zatim ispišite između 8-12 svojih ciljeva i važnosti. Može i više, bitno je da imate minimalno 8 jer ova se vežba zove turnir sa razlogom. Umesto da samo napravimo listu ciljeva i planova zašto ih ne bismo stavili na takmičenje?
Zadatke poređamo jedan po jedan baš kao da se takmiče i radimo tako što sebe za svaki par pitamo: šta je važnije? X ili Y?
U toj odluci jedan papirić ćemo da eliminišemo, a drugi da zadržimo. Poenta turnira je da dođemo do šampiona i da od njega napravimo konkretan plan i redosled akcija. Proces možemo ponoviti dok ne ostanemo sa tri najvažnija cilja, zadatka ili prioriteta, u zavisnosti šta slažemo.
Tako je na primer za moj poslednji kvartal planiranja, ova igrica bila u fokusu jer između kreiranja blog tekstova, podkast epizoda, snimanja audio kursa, vođenja mentorskog programa, kreiranja priručnika, promocije knjige, stvaranja igrice Ključevi Slobode, pisanja nove knjige, planiranja JOYtreata za 2025. i kreiranja nove ponude B2B za timske radionice, u mojoj glavi ovo je sve izgledalo kao važno, bitno, hitno i bilo mi je potrebno da to poređam kroz jednu fluidnu i neopterećujuću strukturu.
Ovaj turnir priroriteta je bukvalno igra koju možemo da igramo i da pri svakoj odluci sebe pitamo: zašto sam odabrala baš ovo i zašto mi je to važno? Ovo nas pitanje dodatno inspiriše da se usidrimo u svoje važnosti i vidimo da li imamo tu odlučnost da se posvetimo razvoju baš tog cilja.
U ovoj vežbi, ohrabrujem vas da uđete malo dublje u svoje važnosti i izbore sa postavljanjem pitanja: Zašto mi je to važno? Sa ovim pitanjem idemo nežno po odgovore ne iz pozicije opravdavanja već iz pozicije razumevanja. Ovo pitanje može poboljšati ceo proces i motivisati vas da potražite odgovore koji idu dalje od površine uma.
Svaki odgovor će nam biti jedna nova otkrivena nijansa razumevanja, pa ako još nekoliko puta sebe upitamo zašto nam je svaki od tih odgovora važan, to će potvrditi naš osećaj da svoje vreme, znanje i resurse ulažemo u prave stvari, a sve ostalo je višak i treba da se nađe na NE listi.
Ova tehnika ne znači potpunu isključivost i nije crno-beli svet koji nas tera da biramo ili-ili. Cilj je da olakša navigiranje fokusa i usmeravanje pažnje na ono što za nas trenutno ima više smisla i na ono što će zadovoljiti naše potrebe, kao i da to uspešno smestimo u vreme.
Kao što ilustracija pokazuje, biranje da se posvetimo ishrani, kuvanju i spremanju zdravih obroka ne znači da više nećemo ići u prirodu, u šetnju, u teretanu ili da više nećemo čitati i baviti se novim zanimljivim hobijima. Ovde nema isključivosti, vežba je samo mali podsetnik da možemo sve, ali ne u isto vreme i da je ponekad dovoljno da svoju pažnju usmerimo na jednu stvar, čiji će se uspeh preliti na ostale oblasti našeg života.
Zaključak
Tehnike same po sebi neće rešiti duboko ukorenje probleme ali će svakako biti dobra polazna tačka za testiranje otpora, izgovora, važnosti i svesnosti o tome šta sve radimo a zapravo nam je nevažno. Kada sve istresemo iz glave i raspletemo pred sobom tada možemo zaista da krojimo planove i kreiramo sitne korake koje je moguće izvesti. Mudrost života se sastoji u eliminaciji svega što ne donosi vrednost a produktivnost nikada nije odgovor na pitanje koliko sam uradila, već unutrašnji osećaj ličnog zadovoljstva sa onim što postižemo kao i naša doslednost onome što vrednujemo.
Za kraj želim da ostavim jednu malu napomenu jer verujem da će nekima od vas značiti.
Preplavljenost je sasvim normalna pojava u životu svakog od nas, važno je praviti razliku između preplavljenog stila života i burnout faze u kojoj se nalazimo zbog određene životne situacije. Isto važi i za prokrastinaciju.
Prokrastinacija, to jest odlaganje, nije nužno loša stvar već je često i deo neke veće strategije. Važno je napraviti razliku između prokrastinacije kao stila života i prokrastinacije (odlaganja) obaveza i zadataka zbog nekog trenutnog stanja, odluke ili životne situacije. Koliko god je važno da znamo šta je to što želimo da uradimo, započnemo ili završimo, isto toliko je važno da znamo šta ne želimo i šta svesno stavljamo na pauzu, a šta želimo potpuno da eliminišemo.
Podeljene vežbe su samo jedan od jednostavnih načina da, iako razumemo svoje prioritete i svoje važnosti, uspostavimo zdravu ravnotežu između privatnog i poslovnog i osvestimo šta je trenutno višak, šta može da se razbije na manje korake i delove, šta je dovoljno malo da već sada završimo bez mnogo truda, a šta od nas zahteva vreme, strpljenje i verovanje da zaista ne mora sve SADA. Lepo je da neke stvari ostavimo i za kasnije, jer kasnije dođe mnogo brže nego što mislimo da će. Kada ovako sortiramo svoje misli, zadatke, želje, obaveze i aktivnosti, lako nam je da sve to smestimo u vreme, i da tamo gde možemo sebi da damo realne rokove.
Svi smo mi na različitim mestima u svom putovanju. Nije važno gde se nalaziš u odnosu na druge; važno je da se kretanje ka napred nastavi, i da to uvek bude u ritmu koje tvoje biće može da prati.
