Razvoj tima i razvoj tvog mentorskog programa 

Kažu da je inovacija videti nešto što su svi već videli, ali pomisliti ono što do tada niko nije pomislio. 

Trebalo mi je više od godinu dana da prevedem svoj trenerski identitet iz korporativnog sveta u preduzetničke vode i da razumem kako su faze razvoja tima povezane sa mentorskim programom koji danas vodim kao samostalni preduzetnik. 

Bilo da si Scrum Master koji želi bolje da razume faze razvoja tima ili si možda solopreneur i autor grupnog programa koji vodiš, ili tek planiraš da vodiš, ovaj tekst je za tebe. 

Ponekad nam svi odgovori pred očima stoje pa ih zato ne vidimo. 

Tako su i meni promakli neki sitni delići mog mentorskog programa koje sam sada, posle skoro godinu dana sa mnogo pažnje unapredila i pomerila za lestvicu više. 

Na početku mog istupanja na tržište kao samostalni preduzetnik, saradnik, konsultant i trener, i sama sam prošla kroz nekoliko programa gde sam tražila odgovore na sva otvorena pitanja u mojoj glavi. 

Poverovala sam više puta u stav i dobru nameru svojih mentora koji su mi rekli da ne mogu grupni mentorski program da posmatram kao tim i da to što sam radila u korporaciji nije isto što radim sada kao mentor.

Tačno, ali ne i za mene. Danas znam da je taj savet bio više nego dobronameran, ali ne i primenljiv u mom slučaju. 

Takmanov model (Tuckman`s Model) – 5 faza razvoja tima

Takmanova teorija o fazama razvoja timova je izuzetno važna i obavezna je literatura u timskom i grupnom koučingu. Ima svoje prednosti i svoje mane kao i većina drugih modela, ali ja se u ovom tekstu ne bavim prednostima i manama već fazama i suštinom koja je dobro ušuškana u svakoj od faza.

Kao treneri moramo prepoznati i razumeti faze kroz koje prolaze timovi, tačnije faze kroz koje treba da ih provedemo kao i to za kakav rast, razvoj i napredak je svaka faza pogodna. 

Takman opisuje 5 faza razvoja tima, a ja u ovom tekstu pravim paralelu sa njegovom teorijom i prevodim ga na jezik osobe koja je autor, ali i moderator grupnog programa. Bilo da je to mentorski, edukativni ili koučing program, svaka grupa prolazi kroz određene faze rasta i razvoja. 

Imam i dužnost da to uradim jer čini mi se da se na tržištu pojavio veliki broj grupnih i mentorskih programa gde je cilj upisati što više ljudi.  

Voditi grupu je takođe veština koja se trenira i unapređuje.

Svako može da kreira grupni program, ali ne zna svako da vodi dobar grupni program.

Ne, ovo nije tekst koji kritikuje već tekst koji oplemenjuje i širi perspektivu svima vama koji ste kreatori grupnih programa. 

Sve se može naučiti i sve naučeno se može unapređivati. Ovaj tekst je za sve vas koji želite mnogo više od rasprodatog programa i broja upisanih ljudi. Ovaj tekst je za vas ako vam je stalo da svojim klijentima isporučite najbolje korisničko iskustvo koje možete, budete deo njihovog razvojnog puta i sigurno mesto gde su njihovi izazovi i ideje dobrodošle. 

Svaka faza razvoja ima svoja prepoznatljiva ponašanja, ali i osećanja. 

Razumevanje zašto se određene stvari događaju u timu, može biti važan deo procesa evaluacije. 

Isto važi i za grupne mentorske programe. Moramo razumeti proces kroz koji vodimo ljude, a onda i faze koje se javljaju u tom procesu, jer ljudi se ne osećaju tokom celog programa isto. 

Od toga kako se osećaju zavisi i kako će se ponašati i koje će akcije preduzimati.

Prva faza razvoja tima: Forming – faza formiranja

U timu.

Ovo je faza u kojoj vlada uzbuđenje i entuzijazam zbog formiranja grupe. Tek smo krenuli, ne poznajemo se, ali se radujemo što započinjemo novo putovanje. Sa jedne strane vlada uzbuđenje, a sa druge blaga zabrinutost i zbunjenost, jer ne znamo ko je ko, uloge nisu još uvek jasno definisane i razmišljamo puno o njegovom veličanstvu „očekivanje”. 

Pojedinac razmišlja o tome šta se očekuje od njega i kako se on uklapa u grupu.

U ovoj fazi fokus je na postavljanju jasnog okvira rada, strukture i principa rada, ali i definisanja uloga. Sav fokus i energija pretežno su usmereni upravo na strukturu, okvir rada i ispipavanje terena.

Članovi tima postavljaju puno pitanja i traže se odgovori koji su podjednako svima u timu jasni. 

U ovoj fazi, performanse tima praktično i ne postoje, a rezultati najčešće izostaju, jer je sva energija usmerena na primanje novih informacija, definisanje okvira rada, podelu i razumevanje uloga i odgovornosti u timu. Potpuno je u redu da merljivi rezultati u ovoj fazi razvoja tima izostanu i tim zbog toga ne treba da se oseća loše. 

U grupnom programu.

Bilo da je grupa mala ili velika u broju, jako je važno da jasno i efektno postavimo okvir rada koji cela grupa razume kao i da ohrabrimo svako naknadno pitanje, potpitanje, nedoumicu pa ako je i potrebno da ponavljamo neke od najvažnijih principa rada tokom celog programa – vraćanje na suštinu.

(Namerno ne koristim reč pravila jer i cela agilna filozofija počiva na vrednostima i principima, a ne na pravilima.)

Takođe, u ovoj fazi važno je da napomenete da rezultati neće doći svima istom brzinom, jačinom i kvalitetom i da je to potpuno normalno tokom celog trajanja programa, jer svi krećemo iz različitih polaznih tačaka, različitog iskustva i sa različitim namerama. 

Ova faza služi upravo za postavljanje okvira rada koji dodaje jasnoću u ceo proces rada, štiti nas od nesporazuma i služi kao poznata polazna tačka na koju se vraćamo kada ispadnemo iz šina. 

Takođe, entuzijazam je u ovoj fazi jako izražen i želja za dobrim prvim utiskom često zavara ljude pa neki od njih odmah na početku postavljaju izrazito visoke i nerealne ciljeve. Zato je važno da upozorimo ljude na te male specifične zamke, tipične u fazi formiranja, jer entuzijazam ume često da natovari na naša mala leđa mnogo više nego što smo spremni da ponesemo. 

Druga faza razvoja tima: Storming – faza „juriš” 

Ovo je period kada članovi tima otkrivaju da tim ne može da ispuni ciljeve koje su entuzijastično postavili – faza u kojoj nas realnost okupa kao hladan tuš. 

Pažnja se pomera sa ciljeva i zadataka na frustracije i nezadovoljstvo zbog nedostatka napretka u timu i nemogućnosti da se dostignu postavljeni ciljevi. 

Konflikti nastaju sa lakoćom, ali i prilika za trenere da sa timom radi na komunikacionim veštinama – primanju i davanju povratnih informacija, otvorene diskusije, poziv na iskrenost i usmeravanje ka konstruktivnim razgovorima i kritikama od kojih svi rastemo.

Često kažem da je zdrav konflikt zapravo stav „ti i ja protiv problema” a ne, „ti i ja, jedan protiv drugog”. 

Ovo je faza u kojoj svoj tim trenirate ovim veštinama, iskustveno na pravim i konkretnim izazovima sa kojima se susrećete. Jedno je kada trener drži predavanje i simulacije problema, a drugo je kada uzmete prave probleme i muke koje imate i sa njima radite na jednoj od najvažnijih veština, a to je komunikacija. 

U ovoj fazi važno je raditi na re-fokusiranju odnosno ponovnom fokusiranju na ciljeve, uzimajući u obzir važnost razbijanja ciljeva na manje ostvarive korake i zadatke – dekomponovanje velikih entuzijastičnih ciljeva na manje, realne i jasne korake. 

U grupnom programu.

U grupnom programu ovo je faza kada ljudi krenu da se nesvesno upoređuju sa drugim članovima grupe, pogotovo ako neki ljudi zauzmu više prostora i pokažu rano svoj napredak. 

Obično je to prizvuk onih misli da su svi brži, bolji, uspešniji pa deluje da se svi pomeraju i da svima ide dobro dok neki stoje u mestu. 

Zato uključite neke zajedničke vežbe, rad u parovima, manjim grupama kako biste podstakli povezivanje između učesnika.

Ako ste u ulozi mentora i moderatora u isto vreme, pitajte ljude kakvu podršku bi voleli da dobiju od vas, a kakvu od grupe, jer ovo su dve različite podrške. 

Ljudi imaju često dobre ideje koje ne podele sa drugima i zato je važno da pitate i normalizujete uslugu podržavanja – kakva podrška bi ti sada bila najkorisnija od mene kao mentora, a kakva od nas kao grupe.

Treća faza razvoja tima: Norming – faza normiranja 

Ovo je period kada članovi tima počinju da rešavaju nesklad između svojih individualnih očekivanja i stvarnosti. 

Ovde se oseća prva prava pripadnost, a ne potreba za uklapanjem. 

Uklopiti se znači proceniti situaciju i postati osoba za koju mislite da se očekuje od vas da postanete. 

Pripadanje, sa druge strane je dozvola da budemo ono što zaista jesmo. 

Ovo je faza u kojem članovi tima uživaju u raznovrsnosti mišljenja, iskustva, stavova znajući da ih ta različitost upravo ujedinjuje i čini jedinstvenim. Ovde je već dobro savladana veština davanja i primanja povratnih informacija i konstruktivnih kritika i ovo je faza u kojoj se najviše oseti porast grupne kohezije. 

Takođe, ovo je faza u kojoj dolazi do češće i smislenije komunikacije među članovima tima i povećane spremnosti da se podele ideje i zatraži pomoć. Ova faza se lako prepoznaje jer se tada kreiraju interne šale, nadimci članova tima i specifičan timski jezik. Produktivnost je u povećanju, i individualna i kolektivna. 

U grupnom programu.

Ovo je period kada se oseti da članovi grupe dobijaju podršku i povratnu informaciju od drugih članova grupe, a ne samo od mentora. Takođe, stvaraju se neke veze i poveznice van programa, ljudi se umrežavaju, kreiraju zajedničke saradnje, projekte, ideje i povezuju se na dubljem nivou. 

U ovoj fazi se zaista oseti da konkurencija ne postoji jer smo svi jedinstveni na svoj način pa se onda oni koji se možda bave sličnim poslom i obraćaju istoj ciljnoj grupi zapravo udruže da zajedno menjaju svet. 

Na nama je samo da budemo svedok svih sjajnih saradnji koje se dese tokom programa i da takve inicijative podržimo. 

Četvrta faza razvoja tima: Performing – faza visoke performanse

Ovo je faza u kojoj se članovi tima osećaju zadovoljno timskim napretkom. Fokus je prebačen sa ja na mi u potpunosti. 

Dele se uvidi, kako lični tako i profesionalni i članovi tima su svesni sopstvenih prednosti i slabosti kao i prednosti i slabosti drugih članova tima. 

Zadovoljstvo se oseti bez obzira na izazove, probleme i obim posla koji postoji. 

Ova se faza lako prepoznaje tako što tim deluje više proaktivno nego reaktivno. Mogu da naslute, predvide i procene nadolazeće izazove i prepreke.

U stanju su da spreče ili reše problem u timskom procesu i izražen je stav: zajedno ćemo. 

Uloge u timu su postale mnogo fluidnije, a članovi tima preuzimaju različite uloge i odgovornosti po potrebi. 

„To nije moj posao” je rečenica koju više niko ne izgovara. 

Razlike među članovima se poštuju i koriste za poboljšanje i unapređenje timskih performansi. U ovoj fazi se često slave i najmanji uspesi i pomaci. 

Slavlje postaje deo poslovnog procesa i timskih vrednosti.

U grupnom programu.

Ovo je faza gde ljudi dele svoje velike i male pomake, rezultate, promene i uspehe. Za nekog to može biti prvi proizvod koji su ikada prodali, za nekog prvi Instagram Live, za nekog prva trocifrena ili četvorocifrena zarada, za nekog konačno dozvola za godišnji odmor, dok za nekog može biti čitav spektar promena i poboljšanja u ličnom rastu i razvoju i zadovoljstvo sobom. 

Ljudi dele jedni sa drugima i čitava se grupa raduje tuđem uspehu. 

Sećam se kako je na mom prvom mentorskom programu jedna od polaznica rekla: kada jedna uspe, sve smo uspele. 

Ovo je odraz i potvrda da grupu vodite zdravom putanjom. Podstaknite ljude da dele svoje rezultate i uspehe i podsetite ih da se uspesi ne dele na velike i male već na one koje slavimo i one koje sebi ne dozvoljavamo da primetimo. 

Isto važi i za suprotno. Neuspeh postaje uspeh kada ga sa nekim podelimo, dokle god ga nosimo samo u sebi i krijemo, nismo ni svesni kakvo učenje i širenje perspektive propuštamo. Dobro je da na programu imate neki opušteni format rada, da nije sve struktuirano do poslednjeg detalja. Često mentori organizuju Q&A (pitanja i odgovore), ali ako dozvolite svojoj kreativnosti da ode iza ovog poznatog šablona, verovatnoća da ćete kreirati nešto što je jedinstveno vama i vašem programu, postaje prepoznatljivost vašeg brenda. 

Iako ova faza zvuči kao idila, ovo nije kraj, jer uvek postoji potreba da se tim fokusira na proces razvoja proizvoda i postavljanje novih ciljeva prema potrebi i zato je važna faza zatvaranja. 

Peta faza razvoja tima: Faza zatvaranja 

Neki timovi se raspuštaju po završenom projektu ukoliko su namenski bili formirani samo za određeni projekat.

Iz mog iskustva ovo je najtužniji momenat, ali i momenat dubokog zadovoljstva zbog postignuća.

Ukoliko timovi nisu isključivo formirani za određeni projekat, promene se svakako dešavaju bilo da neki članovi tima odlaze, a neki dolaze. 

Osećaj gubitka i zadovoljstva se prepliće što znatno utiče na sveukupni timski moral i energiju.

U ovoj fazi se javlja osećaj zabrinutosti zbog neizvesnosti i značajan pad entuzijazma i radne energije. 

U grupnom programu. 

U pogledu mentorskog i grupnog programa (ovo je moj lični stav) većina programa nema fazu zatvaranja i održavanja nakon završenog programa. To znači da se program završi, grupe se ugase, materijali postanu nedostupni za korišćenje i sve se svede na opciju – nastavi ili odustani.  

Lično sam i ja napravila ovu grešku nakon prva dva mentorska programa i shvatila da je faza održavanja od presudnog značaja za većinu ljudi.

Ova faza nije obavezna niti je zaista faza kao takva, ali pravi veliku razliku u tome kako se ljudi osećaju nakon programa. 

Želim da dodam da nastavi ili odustani model nije jedini koji postoji i da je faza održavanja zapravo stvar kreativnosti, namere i spremnosti na angažman. 

Pitanje je kako želite da se ljudi nakon vašeg programa osećaju, koji je minimum kvalitetnog održavanja koji možete da ponudite i na kraju ono najvažnije – da li ste ikada pitali svoje polaznike šta bi oni želeli nakon završenog programa.

U ovoj fazi će se prirodnim putem kristalizovati ljudi kojima je bilo potrebno samo da prođu kroz vaš program i onima kojima vaša energija, način rada i poslovna filozofija znači, pa biraju da sa vama održavaju saradnju ili nastave rad sa vama kroz neki drugi oblik saradnje. 

Preduzetništvo ume biti usamljeno mesto, ali i najkreativnije i najdruštvenije ako smo za to otvoreni. 

Imala sam taj luksuz da pauziram skoro celu jednu poslovnu godinu i da dobro osmislim, testiram i utvrdim šta je to što mojim klijentima pravi najveću razliku, a onda da im to na sledećem programu i ponudim.

Svaki put dolazim do istog zaključka, a to je da naši klijenti nisu samo broj koji stoji u opsiu Instagram profila kao medalja, već grupa koja osnažuje, deli iste vrednosti i donosi promenu na tržište zajedničkim radom, trudom i sinergijom. 

Ovaj tekst nije ultimativni vodič za kreiranje grupnog programa niti će svaki program proći kroz sve navedene faze. Isto važi i za tim. Svakako da je važno ko su učesnici na programu i koliko je sam autor i moderator autentičan u svom radu. Važno je samo ne zaboraviti da su naši klijenti ljudi a ne brojevi, i da svaka grupa bez obzira na broj i dužinu trajanja, prolazi kroz svoje faze, primetili mi to ili ne.