Kako da organizuješ uspešnu radionicu za svoje klijente, tim ili zajednicu

Bilo da je tema radionice iz oblasti biznisa, ličnog rasta i razvoja, umetničkog stvaralaštva ili jednostavno edukacija kroz praktičan rad – ovaj tekst je univerzalan i može poslužiti kao dobar vodič u dizajniranju tvoje prve radionice ili kreiranju potpuno novog iskustva za tvoju zajednicu, klijente ili tim. 

Voditi radionicu je isto kao da si i kuvar i konobar u serviranju važnog obroka. 

Kao svaki dobar kuvar, ne bi došla u kuhinju nadajući se da ćeš pronaći prave sastojke za pripremu sjajnog i ukusnog obroka. 

Kao svaki dobar konobar ne bi sigurno servirala vegetarijansku pastu nekom ko je došao na ukusan stejk. 

Zato radionice, baš kao i dobri obroci, podrazumevaju pažljivo planiranje, pripremu i serviranje. 

Tehnologija nam je dala efikasnost, povezanost, pristup informacijama i otvorila saradnje koje ranije nisu bile moguće. Međutim, ista ta tehnologija nas je učinila izolovanijim, udaljenijim i ponekad diskonektovanim u ovom vremenu gde smo svi konektovani (paradoks, zar ne?)

U mnogo manjoj meri provodimo vreme radeći licem u lice, pa čak i kada sedimo u istoj kancelariji (koliko sam samo sastanaka imala onlajn sa kolegom koji sedi sprat niže u firmi.)

Postali smo gladni vremena i pažnje i baš zbog toga, radionice uživo su potrebnije neko ikad. Uz malo truda, dobru pripremu i strukturu, radionice mogu da se dizajniraju tako da mirišu na uspeh, odišu dobrom energijom i kreiraju jedinstveno iskustvo koje se pamti. 

Šta je ustvari radionica (workshop)?

Radionica je okupljanje ljudi sličnog interesovanja i vrednosti koji traže znanje na određenu temu. To je format rada koji je koncipiran da učesnici uče kako da razvijaju specifične veštine kroz posmatranje, praktične aktivnosti, vežbe i alate, grupne diskusije i otvorene razgovore. 

Radionice nisu predavanja i učešće publike je nepohodno da bi se jedan događaj nazvao radionica. 

Da bi publika učestvovala potrebno je da bude zainteresovana, prisutna i angažovana.

Zato hajde prvo da pogledamo tabelu i vidimo razlike između događaja koji jeste radionica i onog koji nije. Kolona sa desne strane ne znači ništa loše već nam pokazuje faktore koji ne podržavaju format radionice. 

U poređenju sa tradicionalnim predavanjima radionica ima dva posebna kvaliteta. 

• Šta publika nauči
• Kako se publika oseća

Ukoliko radionicu vodiš sama, preuzimaš odgovornost za energiju publike i njihovu pažnju. 

To ćeš postići tako što dizajniraš radionicu koja neprestano obnavlja i osvežava energiju i pažnju publike. 

Zato je mnogo važno da znamo da se dobra radionica dogodi samo kada je dobro planiramo i unapred pripremimo, razumevajući njene fundamentalne delove – ko, šta, kada.

• Profil publike – za koga je radionica
• Time box sesije – ne želiš da se ljudi premore, pauze su važne i dužina radnih blokova mora odgovarati sposobnosti publike da održi fokus i koncentraciju.
• Ishod odnosno rezultat radionice – sa čim želiš da ljudi odu sa radionice i kakvo iskustvo želiš da zapamte.

Znači – šta, ko, kada pa tek onda kako. 

Kada znaš kome radionicu spremaš tada možeš razmišljati i o zadacima, vežbama i ostalim aktivnostima koje najbolje podržavaju temu radionice.

Povedi računa da na radionici zadovoljiš vizualne, auditivne i kinestetičke potrebe publike, što u prevodu znači da kreiraš set aktivnosti i atmosferu koja podjednako aktivira levu i desnu hemisferu mozga – muzika, video, metafore, pričanje priča, demostracija uz pomoć rekvizita i pomoćnih alata, simulacija i role play, elementi foto terapije, art terapije.

Mogućnosti su beskonačne, a ti praviš kombinaciju koja, baš kao na ilustraciji dole, podstiče rad obe hemisfere mozga podjednako. 

PLANIRANJE radionice: 

Cilj radionice i profil publike

Ono čuveno pitanje: šta je rezultat radionice i željeni ishod koji želim da kreiram za svoju publiku?

Bilo da je učenje novih veština, unapređenje prodaje ili komunikacije, usvajanje novih boljih navika, vežbanje samosvesnosti ili bilo koja druga tema, uvek je važno da znamo šta je cilj i rezultat radionice, jer to ti pomaže da razumeš za koga je. 

Kada znaš za koga je radionica mnogo je lakše odabrati relevantne primere, priče i vežbe koje bude interesovanje i želju publike da učestvuju. Znaćeš kako da ih ohrabriš i privučeš na učestvovanje, potpunu prisutnost i angažovanje na radionici. 

Prostor

U zavisnosti od teme radionice biraš prostor koji odgovara temi, koji je prikladan, udoban i podržavajuć za rad. Bilo da je radionica edukativne prirode, biznis sfere ili je radionica ličnog rasta i razvoja, mindfulness prakse, umetničkog izražavanja, – prostor mora da podrži temu i broj učesnika. 

Ne želiš gužvu već udoban lični prostor za svakog, neometano kretanje i dovoljno prostora za preraspodelu u parove ili manje grupe i timove ako je radionica interaktivnog karaktera. 

Radionica je uvek iskustvo na koje pozivaš ljude pa isto tako kada uđeš u pozorište, ne želiš da vidiš scenografa kako poporavlja scenu ili glumce kako se presvlače i vežbaju govor pred nastup. 

Zato je važno da vladaš svojom scenom i budeš spremna da poželiš svakom dobrodošlicu a ne da postavljaš materijale, vučeš kablove i raspakuješ opremu dok ljudi dolaze. Obrati pažnju da ti kao facilitator, predavač, trener ili moderator imaš dovoljno prostora za autentično izražavanje i neometano kretanje kroz grupu i pristup učesnicima. 

Odabir prostora vežeš za temu radionice i broj učesnika jer na kraju ovo ti pomaže da raspodeliš stolove, stolice i kreiraš raspored u kojem niko nikog ne ometa. Prostor uveliko utiče na sveobuhvatno iskustvo koje će učesnici poneti sa sobom.  

Materijal za radionicu

Sve što ti je potrebno da bi angažovala publiku i što jednostavnije demonstrirala rad i učenje, smatraj materijalom neophodnim za radionicu. 

Napravi listu materijala tako što ćeš uzeti papir i popisati koji je materijal potreban tebi kao facilitatoru, a koji je potreban publici. Takođe, da li postoji materijal koji je zajednički i koji se može deliti ili svaka osoba treba da ima svoj materijal. 

Na primer, kada držim timske radionice u kojoj pravimo makete – makaze, skalpeli i samolepljive trake su materijali koji su zajednički i koje delimo. Važno je da uvek imamo neki zajednički materijal kako bih podstakla ljude na saradnju, priču i povećanje kapaciteta tolerancije. 

Evo primera materijala koje ja obično spremam za svoje radionice. 

• Flip chart. 
• Flomasteri i markeri za flip chart u različitim bojama.  
• Sticky notes, takođe u različitim bojama i oblicima. 
• Templejtovi i štampani materijali za učesnike. 
• Hemijske olovke, bojice, flomasteri za učesnike.
• Samolepljive trake, makaze (ukoliko su vežbe tako konciprane da nešto lepimo, bojimo, stvaramo)
• Goodie bags pogotovo kada dolazim u novo okruženje i radionicu držim prvi put. 
• Pointer ako koristim laptop i slajdove, puštam muziku ili video klipove.
• Malo zvonce i singing bowl kada želim da dam znak za vreme – počinjemo, završavamo sa vežbom. 

Sledeća pitanja ti mogu biti dobra navigacija u pripremi: 

• Koje mesto je najbolje za radionicu? 
• Koje vizuelne stimuluse mogu da uključim? 
• Kakav ketering i piće mogu da obezbedim? – ovde je važno da znaš kakav tip jelovnika treba da obezbediš. 
• Kakav materijal je potrebno da ima svaki učesnik? 
• Kakav materijal je potreban meni kao facilitatoru? 
• Šta mi je potrebno kao back up oprema? (ja to zovem nindža koferče 🙂 ) 

MODERIRANJE radionice

Postoji određena vrsta alhemije koja se dogodi kada okupite prave ljude, u pravo okruženje, pravo vreme sa sjajnom pokretačkom energijom i inspiracijom za rad. 

Najbolje radionice su one koje su za učesnike prijatne i koje odišu autentičnošću i moderiranjem sa lakoćom, dakle nema napora. 

Evo par smernica kako da postigneš ovakvu alhemiju. 

• Budi ono što jesi – nije kliše nego prijateljski podsetnik da nema potrebe da izmišljaš novi identitet i menjaš svoj ličnost jer to niko ne očekuje od tebe, a svi osete kada to pokušaš. 

• Budi profesionalna i drži kontrolu radionice u svojim rukama. Vodi računa o vremenu ali i o energiji svojih učesnika jer nije poenta radionice da prođeš strogo kroz agendu i plan koji si napravila već da osetiš svoju grupu i reaguješ u pravcu osvežavanja energije i držanja pažnje, tako da je njima u svakom trenutku dobro. Spontanost se ne može isplanirati ali zato sve drugo može i upravo to kreira prostor za spontanost. 

• Ljubaznost pre svega, empatija i iskrena zainteresovanost da čuješ šta učesnici imaju da kažu vodeći računa da pređete na naredni blok ili vežbu u pravo vreme. Ovo nije lako i dolazi sa iskustvom, zato, osloni se na svoj osećaj. Često se ljudi zanesu pogotovo ako su vežbe dinamične i mi moramo znati kada prekinuti doživljaj kako ne bismo oštetili koncept radionice. Poštovati svoje i tuđe vreme je odlika dobrih facilitatora. Ovo takođe dolazi za iskustvom i zato je najbolji način da uvek imaš okvir i prinicpe rada koji su svima jasni i koje ćeš objasniti učesnicima na samom početku radionice.  

• Pokreni debatu, ubrizgaj iskrenost i pojačaj razlike u razmišljanju je moj omiljeni savet koji čuda čini. Nije poenta da se svi uvek slažemo i imamo isto mišljenje jer ne živimo u balonu istomišljenika. Odraz dobrog moderiranja i vladanja scenom je između ostalog tvoja sposobnost da dozvoliš razlikama bezbedan i siguran prostor – tako svi učimo i rastemo. 

• Postavi okvir – objasni ljudima šta ćete da radite i kako to izgleda. Ako postoje neka pravila, (ja više volim da kažem principi rada) upoznaj učesnike sa njima i osloni se na kolektivnu inteligenciju grupe. 

• Ti si vođa ali ne i heroj radionice i ova jednostavna promena perspektive pomera fokus sa tebe kao heroja na tebe kao vođu. To znači da si ti osoba koja pomaže drugima da rade najbolje što mogu a ne osoba koja ima rešenje za sve izazove. U redu je reći da nešto ne znaš, ne poznaješ ili ne umeš da objasniš (još). Ljudi cene iskrenost i time sebi daju dozvolu da je u redu nešto ne znati. Tvoje je da se fokusriaš na posmatranje grupe, prilagođavanje potrebama grupe i moderiranje na način u kojem grupa sama lako dolazi do rešenja i odgovora dok ih ti kao pravi vetar u leđa navigiraš znanjem, iskustvom i prisustvom.

Ostavi ljude u boljem stanju nego kad si ih srela. Otvaranje radionice je jako važno jer time zadobijaš pažnju i poverenje svoje publike. Generalno ljudi najviše pamte početak i kraj i zato uloži poseban trud da otvaranje i zatvaranje radionice bude vredno pamćenja. Sve između toga je proces u kojem najveći udeo imaju učesnici i njihova interakcija dok početak i kraj uveliko zavise od tebe.

Važno je da pripremiš radionicu, prvo u svom umu pa onda i u stvarnosti i važno je da postaviš očekivanja prvo sama sa sobom a onda i sa publikom jer sami ovi koraci će učiniti radionicu lakšom i prijatnijom za vođenje. 

Razlog zašto je ovo neophodno da uradimo je taj što su radionice intezivne i to ne samo za tebe kao facilitatora već i za učesnike. Svako će se ponekad pomučiti da zadrži koncentraciju tokom dužeg vremena, nekom će biti poteškoća da informacije primeni odmah u praksi, neko će se osetiti zbunjeno, neko poletno i prestimulisano i šta god da se desi, ne zaboravi da ljudi imaju tendenciju da pretpostave da su oni jedini koji se tako osećaju. Dobra vest je da ovakvu preopterećenost možemo značajno smanjiti tako što ćemo ljudima uvek reći šta da očekuju i kako bi se mogli osećati tokom procesa. 

Na primer: 

Uobičajeno je da ćemo se izgubiti u procesu i tražiti ponovo, da ćemo pomisliti da gubimo kreativne ideje, da nam nešto deluje čudno i nemoguće da uradimo, da osećamo da nećemo uspeti, da nam bude previše informacija, da nam pažnja odluta, da će nam nešto delovati suviše jednostavno da bi bilo istinito ili suviše komplikavno da bi bilo uspešno. Šta god da je, normalno je jer poenta radionica jeste u osećaju, mnogo više nego u upijanju novih informacija. 

Evo jedne ilustracije na temu emocionalnog rollercoaster-a. 

I za kraj, mnogo je važno da tebi bude dobro i udobno. Kada se ti dobro osećaš publika te oseti kao čisti izvor napajanja dobrom energijom i zato te ostavljam sa rečima Maje Angelou za kraj, jer ovo je jedina poenta radioničarskog formata: 

Naučila sam da će ljudi zaboraviti šta ste rekli, ljudi će zaboraviti šta ste uradili, ali ljudi nikada neće zaboraviti kako su se zbog vas osećali. 

Sretno!